De coronamaatregelen raken ook onze activiteiten en bedrijfsvoering: veel moet anders. Dat betekent risico’s lopen. Maar de speciaal daarvoor opgerichte werkgroep eXtra richt zich juist op nieuwe kansen, producten en diensten. 

In het voorjaar van 2020, direct na het ingaan van de coronamaatregelen, zit directeur Hester Brenninkmeijer (digitaal) om tafel met een gemêleerde groep eX:plain-medewerkers. Examens zijn geannuleerd of mogen alleen doorgaan onder strikte voorwaarden. ‘Er was sprake van een ernstige ontwrichting van onze activiteiten, kun je wel stellen’, zegt Hester. ‘Wat als dit lange tijd duurt, was de vraag? Wat gaan we ondernemen om dit op te vangen?’

Kansen

De nieuwe werkgroep wil risico’s die de coronamaatregelen hebben voor de bedrijfsvoering van eX:plain ombuigen tot kansen. ‘Niet in bedreigingen denken maar in mogelijkheden’, aldus Hester. Dus gaat de werkgroep aan de slag met vragen als:

Dit levert al snel bruikbare ideeën op, waarvan een aantal in de loop van 2020 ook uitgevoerd worden.

Inmiddels is de lijst met ideeën en onderwerpen alleen maar gegroeid en denken er nog meer collega’s mee’, vertelt Hester. ‘Over hoe we elkaar toch kunnen ontmoeten bijvoorbeeld, ook als we blijven thuiswerken.’ Degene die 
een idee aandraagt, krijgt ook de kans om het onderwerp zelf uit te diepen en uit te voeren. ‘Een uitdaging die door veel collega’s met enthousiasme wordt omarmd.’

Wat leren we van de coronacrisis en welke kansen biedt het ons? Lees het hier.

Examencentrum in coronatijd

In het examencentrum van eX:plain komen normaal gesproken dagelijks ruim 300 kandidaten om examen te doen. Tijdens de lockdown zijn dat er minder, maar alles draait wel door. Dat gebeurt veilig, volgens de richtlijnen van RIVM en overheid en vraagt veel organisatie.

Monique Castelijns is receptioniste bij het examencentrum. Zij ontvangt de examenkandidaten, examinatoren, beoordelaars en rollenspelers en wijst hen de weg. ‘De eerste weken vanaf half maart, nadat de lockdown was ingegaan, waren pittig’, vertelt ze. ‘De examenkandidaten moeten nu buiten wachten omdat de ontvangstruimte dicht moest. Het zijn veel jongelui die bij ons examen komen doen, die vinden het lastig om afstand te houden. Op den duur is er een beveiliger ingehuurd om buiten toezicht te houden zodat ik rustig de kandidaten te woord kan staan en inschrijven.’

In maart 2020 komt van de ene op de andere dag ons personeel thuis te zitten, op kantoor werken mag niet meer. De werkgroep Stap voor stap (inmiddels: Next steps) zorgt ervoor dat, ondanks steeds wisselende regelgeving, iedereen bij eX:plain coronaproof kan doorwerken.

Vrijwel direct nadat in maart 2020 thuiswerken de norm werd, gaat de werkgroep Stap voor stap onder leiding van directeur Eugène Wolf aan de slag. Doel is om zowel thuiswerk als coronaproof kantoorwerk succesvol te maken.

Het examencentrum in Amersfoort wordt getransformeerd tot een volledig coronabestendige locatie. Vertegenwoordigers van diverse disciplines in Stap voor stap (OR, facilitaire dienst, HRM, examenlijnen) kijken voortdurend hoe medewerkers, examenfunctionarissen en andere stakeholders hun werk voor eX:plain thuis of op locatie effectief en prettig kunnen blijven doen. Steeds weer vraagt dat bijsturen en aanpassen.

Onze faciliteiten worden echter steeds beter. Zo hebben we inmiddels 2 conferencerooms, zodat we professioneel en veilig vanuit kantoor kunnen vergaderen, presentaties geven en webinars faciliteren.

Werkgroep eXtra

Stap voor stap

Wat kunnen we doen om ons rendement te verbeteren? 
De crisis heeft immers een grote financiële impact op ons bedrijf.

Welke nieuwe producten en diensten kunnen in deze situatie iets toevoegen voor onze klanten (ook examenkandidaten)?

Ontwikkeling van (gratis) corona-instructies om onze learning-software bij een breder publiek onder de aandacht te brengen. Zo leveren we een bijdrage aan veilig werken tijdens de coronacrisis (uitgevoerd).

Inzet van een chatbot voor 24 uurs-dienstverlening, om zo onze relaties en examenkandidaten beter van dienst 
te kunnen zijn (uitgevoerd).

Efficiëntere bezetting van examenstoelen bij de 
theorie-examens (nog niet gerealiseerd).

Zo veilig mogelijk

‘We hebben ons goed ingelezen in de RIVM-adviezen, bijvoorbeeld over in de ellenboog niezen, afstandsregels en handen wassen’, vertelt facilitair manager Rob Jonker. ‘Verder vinden we het belangrijk dat van aankomst tot vertrek van gasten alles zo veilig mogelijk verloopt. Dat begint al bij de planning: verschillende groepen moeten gespreid starten, niet tegelijkertijd.’

Corona-facts

Een veilig examencentrum betekent flink wat beschermingsmiddelen inslaan.

De examengroepen zijn kleiner gemaakt (van 17 kandidaten per lokaal naar 9) en de routing in het examencentrum is omgezet. ‘Zo verlaat iedereen via een andere kant het pand dan ze erin gekomen zijn en kruist men elkaar niet’, zegt Monique. ‘Er kan geen gebruik meer worden gemaakt van de kluisjes, in plaats daarvan is er in de lokalen plek voor tassen. En er zijn spatschermen geplaatst in alle ruimtes en instructies hoe te lopen en waar men zich aan moet houden.’

Belangrijkste doel van alle aanpassingen is om ‘alle risico’s op besmetting tot een minimum te beperken’, zegt Rob. ‘Dat vraagt om voortdurende aandacht en oplettendheid’. Monique: ‘In het begin was dat best een uitdaging, ook om mensen bewust te maken. We blijven steeds nadenken over hoe het beter kan.’

Thuiswerken

Ook bij eX:plain moet van de ene op de andere dag het personeel vanuit huis werken. Een omslag die een enorme organisatie vraagt maar ook bijzondere verhalen oplevert. Medewerkers Svetlana Franker en Jelle Smal vertellen erover.

Nuttig

‘De eerste week thuis was nog wel te doen, alsof je een weekje vakantie had’, zegt Svetlana, ‘maar al snel wist ik dat ik dit niet wilde.’ Bij haar manager gaf ze aan toch heel graag weer binnen eX:plain wat te kunnen betekenen. ‘Ik wilde me nuttig maken. Salaris ontvangen en er niet voor werken vond ik vervelend.’

Jelle: ‘Aan de stilte die in het pand heerste toen iedereen thuiswerkte, moest ik enorm wennen. De grootste uitdaging was om in deze situatie goede support te leveren, je kunt immers niet bij een collega langslopen en het probleem direct oplossen. Dat is nog steeds een speerpunt voor ons: de beste support kunnen leveren aan onze thuiswerkende collega’s.’

In korte tijd wordt Svetlana omgeschoold tot examenleider bij het examencentrum van eX:plain. Daar zit ze 3 dagen per week op de receptie en houdt ze toezicht tijdens examens. ‘Ik ben zo blij dat ik deze kans gekregen heb en met mij is meegedacht. Het is iets heel anders dan mijn werk in het bedrijfsrestaurant, ik had dit een jaar geleden niet kunnen bedenken. Maar ik heb mezelf met dank aan eX:plain kunnen ontwikkelen.’

Als op 13 maart in Nederland kantoren sluiten en mensen thuis moeten werken, gaat ook het bedrijfsrestaurant op ons kantoor dicht. ‘Ik zat opeens thuis, dat was vanaf mijn achttiende jaar niet meer voorgekomen’, vertelt Svetlana, restaurantmedewerker.

Jelle Smal, medewerker ICT Support vertelt: ‘Ik ben de eerste drie weken druk geweest met het in orde maken van laptops voor medewerkers. Er waren collega’s die op kantoor met een desktop werkten, zij moesten ook een laptop krijgen. Daarnaast moest het examencentrum coronaproof gemaakt worden.’

Begin 2020 gaat de afdeling HR de samenwerking aan met een extern adviesbureau dat ons ondersteunt bij het verwerkelijken van die ‘BOOST’. ‘We werken nu nog met functieprofielen, maar die zijn vaak te uitgebreid en snel achterhaald’, vertelt adviseur HRM Sandra Berkenbosch. ‘We maken daarom de overstap naar ‘rollen’ waardoor meer gefocust kan worden op persoonlijke ontwikkeling en carrièreperspectief.’

Doelen

‘Dit project is van ons allemaal, mensen zijn erg betrokken en ook wel kritisch: wat gaat er voor mij veranderen? Iedereen heeft ons input gegeven over waar ze echt mee bezig zijn. Hierdoor hopen wij uiteindelijk een nieuwe structuur neer te zetten waardoor de ‘BOOST’ ontstaat.’

BOOST staat voor:

       Behoud van talent

       Ontwikkelen van talent

       Ondernemen met talent

       Samenwerken met talent

       Trots zijn op ons talent

Project BOOST

We willen een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. De projectgroep BOOST zet in op vernieuwing van het HRM-beleid waar, zo is het doel, iedere eX:plain-medewerker profijt van heeft.

De beperkende maatregelen hadden enorme gevolgen voor de organisatie en afname van examens, vertelt adviseur Marcom Angelique van Elk. ‘Dat vroeg de juiste aandacht en even omschakelen, want crisiscommunicatie hadden we nog niet veel vaker bij de hand gehad.’

Spil in de aanpak zijn het intranet, de website en social media waar alle belangrijke informatie gedeeld wordt. Angelique: ‘Er zijn veel corona-nieuwsberichten gepubliceerd. In de loop van de maanden stemden we de berichtgeving snel met de directie en businesslijnen af, om intern en extern alle betrokkenen te informeren.’ Inmiddels is crisiscommunicatie standaard onderdeel van het takenpakket van team Marcom. ‘Als organisatie hebben we dit in goede samenwerking en werkend vanuit huis voor elkaar gekregen. Er is sprake van een efficiënt en gestroomlijnd proces. Daar zijn we natuurlijk trots op.’

Door corona en de coronamaatregelen breekt er voor de afdeling Marketing & Communicatie (Marcom) een periode van crisis- communicatie aan. Dat gaat in nauwe samenwerking met directie en businesslijnen.

Crisiscommunicatie

In 2021 zal iedereen op alle afdelingen en in alle projecten met het nieuwe softwarepakket werken. De achterliggende wens is met een zogeheten ‘all-in-one-oplossing’ organisatiebreed de informatievoorziening goed aan te laten sluiten bij de ontwikkelingen binnen eX:plain.

‘De wens van HR was bijvoorbeeld om zelf processen verder te kunnen automatiseren’, licht manager ICT Fred Diepeveen toe. ‘Finance zocht naar optimalisatie van processen en in het belang van een wendbare organisatie en nieuwe business zochten we naar een toegankelijk CRM.’

Moderne software

‘Het gebruiksgemak voor alle medewerkers is groot’, zegt Fred. ‘Iedereen bij eX:plain werkt straks met één systeem dat lijkt aan te sluiten op onze functionele eisen en wensen. Het is moderne software en biedt één applicatie voor CRM, HRM en Finance. Hier gaan we als organisatie heel veel baat bij hebben.’

In 2020 start eX:plain met de implementatie van nieuwe ERP-software. Een grootschalige operatie die alle afdelingen van eX:plain aangaat. 

Nieuwe ERP-software

Nieuw tijdens corona

In 2020 verwelkomen we 19 nieuwe medewerkers bij eX:plain. Het merendeel start niet op ons kantoor in Amersfoort maar vanuit huis, achter het beeldscherm. Hoe is dat? Dominika, Maroesja en Ludy geven ieder een kort inkijkje.

Dominika Wisniewska, in oktober 2020 gestart als stagiair op afdeling Toegepast Onderzoek: ‘Toen ik met mijn stage begon, kwam ik twee keer per week naar kantoor om te settelen en ondersteuning te krijgen. Dat was handig, ook al was het kantoor vrij leeg. Ik had ook nog een paar introductiebijeenkomsten om eX:plain beter te leren kennen. In november ben ik overgestapt op volledig thuiswerken. Ik heb nooit volledig vanuit kantoor gewerkt, maar ik heb wel het gevoel goed contact met mijn collega’s te hebben. We vergaderen regelmatig in Teams, dan bespreken onze werkplannen maar ook plannen voor het weekend. Dat is leuk.’

Ludy Engwegen, is op freelance basis in september 2020 gestart als projectmanager SOG voor de businesslijn VCA: ‘De eerste weken was ik op kantoor, maar heb ik ook veel kennismakingen via Teams gedaan. Ik merkte al snel dat ik het sociale aspect van werk wel mis. Ik mis vooral de informele momenten, in ontspannen setting kennismaken met collega’s. Daardoor blijven collega’s toch ‘zakelijke’ contacten.
Wat ik mooi vind is dat eX:plain positieve initiatieven ontplooit voor haar medewerkers en ook voor mij als freelancer. Zoals het ‘ommetje’. We worden gestimuleerd om het thuiswerk op tijd te onderbreken voor een wandeling om gezond te blijven.’

Maroesja Tromp, op 1 april 2020 bij eX:plain gestart op het secretariaat van ExTH: ‘Ik werk vanaf het begin op kantoor, omdat ik werkzaamheden doe die niet vanuit huis gedaan kunnen worden. Ondanks dat de meeste collega’s vanuit huis werken, houd ik via Teams goed contact met hen. Natuurlijk is het vreemd om sommige collega’s niet persoonlijk te ontmoeten, maar desondanks ben ik hartelijk door iedereen ontvangen in die hectische, eerste coronaperiode. Ik vind echt dat iedereen zijn best gedaan heeft om mij een welkom gevoel te geven en me te ondersteunen bij het inwerken. Ik denk dat de persoonlijke contacten wellicht iets anders waren verlopen als iedereen fysiek aanwezig was, maar ik voel me ook nu erg thuis bij eX:plain.’