De Raad van Toezicht (RvT) start 2020 in een nieuwe samenstelling van 3 leden, onder wie Ria die eind 2019 is toegetreden. ‘Het was dus voor ons sowieso een bijzonder jaar, maar door de situatie is het een onvergetelijk jaar geworden.’

Een ‘gamechanger’ noemt RvT-lid Ria Schrör het jaar 2020. De noodzaak om te innoveren, digitaliseren en samen te werken was enorm. ‘Dat is ook gebeurd en daar zullen we mee doorgaan.’

Hoe wil je 2020 als RvT-lid typeren?

‘Het was een heel intensief jaar voor iedereen in de organisatie. Maar het was vooral een jaar waarin onder druk alles vloeibaar werd. Dat leidde tot andere vormen van samenwerken en het maximaal benutten van de flexibiliteit in de organisatie. Ook gaf het een goede boost aan innovaties op het gebied van leertechnieken en examineren. Dat heeft volle aandacht en focus gekregen en we hebben gezien dat er heel veel mogelijk is.’

Wat zag de RvT in dit jaar als zijn belangrijkste taak?

‘Toen de lockdown inging, maakten we ons met elkaar zorgen over de continuïteit van het werk. Hoe zorg je ervoor dat je toch je taak kunt uitoefenen? Daar lag onze focus, om samen met het bestuur het maximaal mogelijke te doen om de schadelast te beperken, zowel aan de omzet- als kostenkant. We zien dat dit gelukt is en daarvoor neem ik voor bestuur en iedereen binnen eX:plain mijn petje af.’
‘Ik zag een grote mate van creativiteit en flexibiliteit en een sterke drive om de impact van corona te beperken. Het was met elkaar zoeken naar een nieuw evenwicht, terwijl iedereen op afstand werkte. Het bestuur hield ons voortdurend op de hoogte van de impact, werkte met verschillende scenario’s en bleef de controle houden. Ook bleven ze vooruit kijken en niet alleen maar de focus op het hier en nu. Deze blik vooruit komt de toekomstbestendigheid ten goede.’

Hoe zie je de toekomst van eX:plain?

‘Positief, ik heb gevoel dat deuren zijn opengegaan en er nog meer dynamiek en ondernemerschap is aangeboord. Dat wil het bestuur graag vasthouden en wij ook: de scherpte om in te spelen op een markt die veranderd is. Qua innovatie en techniek zijn daar in een jaar tijd enorme stappen in gezet, maar kunnen dit verder uitbouwen op basis van de krachtige interne organisatie en door samen te werken met externe partners. eX:plain heeft bewezen in korte tijd grootse prestaties te kunnen neerzetten, de uitrol van proctoring bijvoorbeeld. We hebben laten zien dat er heel veel kracht, creativiteit en wendbaarheid in de organisatie zit. Daar kunnen we de toekomst mee in.’

RvT-lid Ria Schrör

‘Verandering biedt kansen, zo is wel gebleken’, zegt Miriam Boekhout, voorzitter van de Ondernemingsraad (OR) van eX:plain. ‘Met elkaar hebben we veel flexibiliteit getoond en ondanks alles een prachtig resultaat kunnen neerzetten.’

Wat was 2020 voor jaar voor de OR?

‘Zoals voor bijna iedereen is 2020 ook voor ons een bijzonder jaar geweest. Door het plotselinge thuiswerken moesten we met elkaar op zoek naar nieuwe manieren van communiceren met medewerkers, directie en bestuur. In het begin van 2020 verwachtten we dat de herziening van de Arbeidsvoorwaardenregeling (AVR) en het project BOOST vooral onze aandacht zouden vragen. Maar in maart zag de wereld er opeens totaal anders uit. Onderwerpen als thuiswerken, verbinding houden en ontdekken hoe we het werk ook nu goed uit kunnen voeren, kregen prioriteit. Ook waren er zorgen vanwege inkomstenderving. Deze issues namen een groot gedeelte van onze OR-inzet in beslag.’

Wat was, in deze andere omstandigheden, de belangrijkste missie van de OR?

‘We wilden dat de medewerkers, ondanks de aanpassingen die nodig waren vanwege corona, op een veilige en prettige manier konden blijven werken. Zaken werden complexer, ook voor medewerkers. Het werd bijvoorbeeld moeilijker om in contact met elkaar te blijven en het thuiswerken maakte de scheiding tussen werk en privé waziger. We vonden het heel belangrijk dat er verbinding bleef tussen het personeel nu we elkaar niet meer op kantoor zagen. Gelukkig werken we in verschillende teams binnen eX:plain, zitten we in diverse werkgroepen en kunnen we hierdoor op de hoogte blijven van wat er speelt bij de medewerkers. En we zijn er heel trots op dat we, ondanks alle nieuwe onderwerpen, toch de AVR konden vernieuwen!’

Met welk perspectief is de OR 2021 ingegaan?

‘We zien 2021 ondanks de onzekere omstandigheden met vertrouwen tegemoet. Ons streven is om de medewerkers opnieuw op een goede manier te vertegenwoordigen waardoor er een prettige en veilige werkomgeving blijft en medewerkers zich gewaardeerd en gehoord voelen. 2020 heeft bewezen dat we dit met elkaar, ieder op zijn eigen plek in de organisatie, kunnen bereiken.’

OR-voorzitter Miriam Boekhout

‘Ik ben blij dat eX:plain maximaal de mogelijkheden heeft benut om te examineren en ik als freelancer kon blijven werken. Het is anders voor iedereen, maar we zijn doorgegaan.’

Ellen van Vliet is freelance trainingsacteur voor de verschillende praktijkexamens van ExTH, onder andere die voor boa’s. Zij en freelance examenleider Henk Beekman vertellen over hoe het is om te examineren in coronatijd. Henk: ‘De examens verlopen in principe hetzelfde als voor corona maar zijn omgeven door maatregelen. Er is inmiddels wel een nieuwe routine ontstaan, merk je. We werken goed samen om de richtlijnen na te komen, dus ook beoordelaars en acteurs desinfecteren bijvoorbeeld bureaus, computers en andere materialen. We kunnen helaas niet alle casuïstiek benutten, bij sommige casussen is er namelijk sprake van fysiek contact tussen examenkandidaten en acteurs. Maar ons werd al snel duidelijk dat wij ook nu goed kunnen beoordelen of kandidaten aan de exameneisen voldoen.’

Gewend

Op 15 maart 2020 stopten alle examenafnames bij eX:plain. Het examencentrum, waar tot dan toe dagelijks 300 kandidaten examen deden, ging dicht. ‘De grote vraag werd: hoe nu verder?’, vertelt Ellen. ‘Achter de schermen is door ExTH hard gewerkt om de examinering toch weer op te starten, in aangepaste vorm volgens de richtlijnen van het RIVM. Op 9 april draaide ik weer mijn eerste Boa Basisbekwaamheid examen in Amersfoort.’
‘We zijn inmiddels gewend geraakt aan zo veilig mogelijk werken en alert te zijn. Eén keer kwam ik tijdens een training voor ExTH in aanraking met een collega die daags daarna een positieve testuitslag kreeg. Gelukkig kon ik voor mijzelf nagaan dat door alle maatregelen op het examencentrum de kans op besmetting erg klein moest zijn en dat bleek ook, ik testte negatief.’

Intensiever

Henk: ‘Ik vang de kandidaten op en stel ze op de hoogte van de maatregelen. Verder stel ik ze op hun gemak, en dat is ook wel nodig want de kandidaten lijken meer gespannen dan voorheen. Ze zijn minder goed voorbereid omdat ze minder les krijgen, en dat online gebeurt. Ook hun stageplek komt door de huidige situatie vaak in het gedrang waardoor ze minder of geen praktijkervaring opdoen. Dit maakt het werk intensiever.’

Zelf kreeg Henk ook corona, vertelt hij. ‘2020 staat voor mij in het teken van deze wereldwijde pandemie die voorlopig nog veel zal vragen, verwacht ik. Ik voel me ondersteund door ExTH en kan mijn suggesties voor verbetering van procedures goed kwijt. Ik ben ook heel blij dat we ondanks corona toch door kunnen werken. Het is van groot belang dat bijvoorbeeld de boa-kandidaten examen kunnen doen, want hun inzet is in de samenleving nog belangrijker geworden.’

Ellen van Vliet en Henk Beekman