Afdelingen en projecten

Onze professionals werkten in 2019 hard aan een sterke, mooie organisatie, vanuit Nederland en het buitenland, met als uitvalsbasis ons ruime kantoor in Amersfoort.

Afdeling Finance

Afdeling HRM

Terugblik

We spreken nu maandelijks elke manager over HR-zaken

De HRM-afdeling is verantwoordelijk voor het aantrekken, selecteren, belonen, beoordelen en opleiden van werknemers binnen eX:plain, en waarborgt de naleving van arbeidsvoorschriften en -wetgeving. Manager Astrid Hanou vertelt over haar afdeling in 2019.

‘De afdeling staat er goed voor. Ik ben trots op de salarisadministratie en de procedures rondom ziekteverzuim, waarbij veel aandacht is voor preventie en 
re-integratie-trajecten. Onze afdeling ontwikkelt zich steeds meer in ondernemerschap. Zo heeft HR in 2019 voorgesteld het hele HR-instrumentarium op zijn kop te zetten. Het is ons gelukt het management van de noodzaak hiervan te overtuigen. Hierdoor is in 2020 het project BOOST van start kunnen gaan.’

‘Maar de highlight van 2019 was toch de invoering van managersgesprekken. HR spreekt nu maandelijks elke manager over HR-zaken. De invoering van deze gesprekken heeft de samenwerking duidelijk verbeterd.’

Beter in staat om klanten en opdrachtgevers te bedienen

‘Finance ondersteunt bij het financieel op koers houden en in control zijn van de organisatie. Wij voeren onder meer de financiële administratie en contractenadministratie, faciliteren de financiële planning- en controlcyclus (begroting, forecasts, managementrapportages). Ook geven we organisatiebreed financieel advies.’ Aan het woord is Roland Weerdenburg, manager Finance.

‘We zijn een ondernemende afdeling. Ondernemen betekent voor Finance dat we continu onze processen willen verbeteren en open staan voor verandering. Zo hebben we in 2019 het beheer van Overeenkomsten van opdracht geautomatiseerd en de uitgaande factuurstroom verder gedigitaliseerd. Hiervoor werken we intensiever dan voorheen samen met ICT en applicatiebeheer.’

‘Het is belangrijk dat de organisatie zich blijft ontwikkelen.
Dat geldt ook voor de corporate services afdelingen. Een organisatie met een strakke en professionele bedrijfsvoering is beter in staat om klanten en opdrachtgevers te bedienen.’

Afdeling Markt & Ontwikkeling

Afdeling ICT & Applicatiebeheer

'De afdeling ICT & Applicatiebeheer zorgt voor een stabiele en veilige IT-infrastructuur. Voor onze collega’s, opdrachtgevers én de duizenden examenkandidaten en gebruikers van e-learning die dagelijks op ons moeten kunnen vertrouwen.' Aan het woord is afdelingsmanager Fred Diepenveen.

'De ICT-teamleden zijn deskundig, gedreven en verantwoordelijk. Iedereen zet een stapje extra als dat nodig is.'

Wij streven naar zichtbaarheid van de organisatie

De afdeling Markt & Ontwikkeling (M&O) ondersteunt de organisatie bij communicatievraagstukken en het vergroten
van de opdrachtportefeuille. Twee teams, marketingcommunicatie (Marcom) en New Business, werken aan het vergroten van de zichtbaarheid van de organisatie. Manager M&O Kees Boonman vertelt over 2019.

‘De highlights van 2019? De definitieve samenwerking met GMP+
bij het ontwikkelen van de examenlijn, de ondersteuning van de businesslijnen en de groeiende internationale zichtbaarheid.'

‘2019 was een hectisch jaar. Onrendabele projecten werden afgestoten
en collega’s moesten vertrekken. Toch heeft de afdeling de reguliere ondersteuning van de organisatie waargemaakt én de blik naar buiten weten te behouden. Nieuwe ontwikkelingen, waaronder de campagne voor de Associatie, Xquiry en online marketing zijn opgestart.

'We spelen op innovatieve wijze in op de wensen van onze interne en externe klanten.'

'Een voorbeeld? De Associatie had behoefte aan een efficiënter aanmeldsysteem met meer mogelijkheden. ICT is toen een traject gestart waarbij we de aanwezige kennis van het aanmeldsysteem WebConnect als uitgangpunt hebben genomen. Eind 2019 lag er een functioneel ontwerp op basis waarvan in 2020 een nieuw systeem ingericht kan worden.’

Op innovatieve wijze inspelen op de wensen van de klant

Ook hebben we een langdurige samen- werking kunnen opbouwen met nieuwe partners zoals GMP+ en Branche Vereniging NYSA.’

Afdeling Facilitair

Afdeling Service & Support

Klantsignalen actief vertalen naar verbetering

‘Het team Service & Support houdt zich bezig met de eerstelijnscontacten van de businesslijnen. We luisteren goed naar onze klanten en vertalen dit naar verbetering, ook richting andere afdelingen binnen onze organisatie.’ Aan het woord is teamleider Marinda Kraaij.  

‘We hebben in het voorjaar van 2019 onverwacht een enorm drukke periode doorgemaakt. Ondanks alle hectiek hebben we de rust weten te bewaren. We zijn een professioneel team gericht op het onderhouden van klantcontacten. Daardoor kunnen we als organisatie steeds beter presteren in het belang van de examenkandidaat.’

'In 2019 hebben we onze dienstverlening verbeterd en ons intern sterker geprofileerd. Een resultaat hiervan is dat we sinds 1 januari 2020 corporate werken. In de opstart van de eerstelijnswerkzaamheden voor VCA Infra was de samenwerking met de businesslijn VCA superbelangrijk.’

Zorgen dat medewerkers en klanten zich thuis voelen 

‘De facilitaire dienst van eX:plain zorgt voor een prettige ontvangst in ons Amersfoortse kantoor en een fijne gezonde werkomgeving voor de medewerkers. De verbouwing van het bedrijfsrestaurant was een mooie afsluiter van 2019’, vertelt manager Rob Jonker.

‘We willen graag dat de bezoekers en medewerkers zich thuis voelen zodat ze zich helemaal kunnen richten op hun werk en activiteiten. Dat lukt ons goed en daar ben ik trots op: met een relatief kleine club mensen werken we als facilitaire dienst al lang met elkaar samen. We weten wat we aan elkaar hebben. Met deze mentaliteit organiseren we het intern goed, maar ook voor onze relaties maken wij het aantrekkelijk om bij eX:plain bijvoorbeeld een vergadering of bijeenkomst te organiseren.’

Highlights

Data forensics

Succesvol in het opsporen van examenfraude
Opdrachtgevers en kandidaten moeten kunnen vertrouwen op de waarde van diploma’s. De afdeling Toegepast onderzoek hield zich in 2019 intensief bezig met examenfraudepreventie en data forensics.
De focus lag op het detecteren van examenfraude en het bevorderen van de gelijkwaardigheid van examens.

Examenfraude komt veelvuldig voor, bijvoorbeeld door voorkennis of zogeheten ‘compromised items’: vragen zijn bekend geworden buiten de examenomgeving, bijvoorbeeld door hacken van de itembank.

Met de ‘likelihood-ratio test’ (LRT) heeft de afdeling geanalyseerd of kandidaten beter scoren op items die al langer in de itembank zitten dan op nieuwere items. Deze methode bleek heel geschikt om voorkennis te detecteren. Compromised items werden opgespoord door de moeilijkheid en gemiddelde responsietijd van een item periodiek te analyseren.

De verschillen zijn klein, maar elke verbetering telt bij het nemen van beslissingen over de kennis en vaardigheden van kandidaten. De resultaten van deze onderzoeken worden gebruikt om de kwaliteit van de examens op een nog hoger peil te brengen.

2019 is voor eX:plain een jaar van verandering, dynamiek en ontwikkeling. We zijn trots op alles wat we hebben bereikt.
En op sommige projecten extra trots.

Information security

ISO 9001

In het voorjaar van 2019 ontvangt eX:plain het ISO 9001:2015-certificaat, een mooie mijlpaal. Tot juli 2018 had eX:plain het certificaat ISO 9001:2008. De nieuwe ISO-certificering onderstreept dat eX:plain gaat voor kwaliteit. De essentie is dat er voortdurend kritisch wordt gekeken naar processen en dat de organisatie blijvend gericht is op verbetering. Dit vraagt bewustwording bij iedereen dat ISO niet alleen een project is van de kwaliteitszorgfunctionaris maar van heel de organisatie. De rol van de kwaliteitsmanager is vooral het vasthouden en verankeren van deze cultuur bij medewerkers en management. Het ISO 9001-certificaat betekent niet dat alles perfect is, maar dat er aantoonbare wil tot verbetering aanwezig is. Er valt nog heel wat te verbeteren en daaraan werkt eX:plain continu.

Naar informatiebeveiliging op het niveau van ISO 27001
eX:plain heeft informatiebeveiliging hoog in het vaandel staan en wil daarin vooroplopen. Door Information Security beschermen we onze ‘kroonjuwelen’ zoals de diplomaregisters met persoonsgegevens van de examenkandidaten. Al onze stakeholders (kandidaten, klanten, partners en ons eigen personeel) zijn hierbij gebaat.

In 2019 startte onze Information Security Officer met een analyse en risicobeoordeling van de ongeveer 140 bedrijfsmiddelen die te maken hebben met informatie. Dat leidde tot een classificatie van de belangrijkste te beschermen onderdelen. eX:plain gebruikt de beheersmaatregelen van de ISO 27001-norm  om de informatiebeveiliging naar een hoger niveau te brengen en klaar te zijn voor het certificeren van de organisatie op basis van die norm voor informatiebeveiliging.

eX:plain gaat voor kwaliteit

Freelancers magazine

WebConnect

WebConnect sluit precies aan op wens van de klant
In 2019 komen vier businesslijnen van eX:plain volledig in productie binnen WebConnect, de applicatie die examenprocessen van begin (inschrijving) tot eind (diplomaverstrekking) inricht en ondersteunt. De WebConnect-specialisten hebben de software van WebConnect zodanig doorontwikkeld dat deze precies aansluit op de wensen van alle klanten. Maatwerk dus.

eX:plain lanceert online magazine voor freelancers 
eX:plain werkt intensief samen met een grote groep freelancers, zoals examinatoren, correctoren, itemauteurs, leden van examencommissies, vaststellers en toezichthouders. Ze doen belangrijk werk voor eX:plain. De uitdaging is om bij hen in beeld te blijven, en daarom is in 2019 een online magazine voor hen ontwikkeld.

In dit magazine informeert eX:plain haar freelancers over nieuws en ontwikkelingen in en rondom de organisatie of nieuws over diplomalijnen. Ook heeft het online magazine een directiecolumn en interviews met collega-freelancers. De redactie bestaat uit medewerkers uit de gehele organisatie. Het magazine verschijnt driemaal per jaar.

De periode voor 2019 is hard gewerkt aan de implementatie en zijn er drie startende businesslijnen (KSF, EMWO en Groene Norm) binnen WebConnect geïmplementeerd. In 2019 is een prestatie van formaat neergezet, maar de klus is nog niet geklaard. In 2020 gaat bijvoorbeeld de Associatie voor Examinering over op dit platform. Het is een geweldige uitdaging om WebConnect te blijven aanscherpen en nóg beter te maken.